Чтобы использовать EDI для согласования заказов с поставщиками, в первую очередь необходимо заполнить данные по поставщику и товарам и произвести некоторые настройки, о чем подробно написано в статье Настройки EDI.
Алгоритм согласования заказа
1. В системе формируется заказ на закупку в соответствии с существующими алгоритмами.
2. Чтобы отправить заказ поставщику для согласования, на форме Закупки - Закупки - Заказы на вкладке Действия используем кнопку Отправить заказы поставщикам. Система отправит все отмеченные заказы или, если заказы не отмечены, выделенный курсором заказ. В поле Доставка будет отображаться метод отправки. Если у поставщика указан EDI провайдер, то будет отображаться EDI: имя_провайдера (в других случаях отправка заказа осуществляется по электронной почте, если указан e-mail).
Когда поставщик получит заказ, по EDI придет соответствующее системное уведомление и статус заказа измениться на Отправлен и будет отмечен чекбокс Отправлен.
Рис. 1 Отправка заказов на согласование
3. При получении ответа поставщика по заказу, он переходит в статус Подтвержден и в заказе заполняются поля Подтвержденное количество (EDI) и Подтвержденная цена (EDI) (рис. 2).
- Если поставщик подтверждает запрошенные вами количество и цену, то заказ Проводят и ожидают поставку.
- Если поставщик подтверждает количество и цену, отличные от заказанных, то поля подсвечиваются красным, а статус заказа изменяется на С изменениями (рис. 1).
- Покупатель может согласится с условиями заказчика, изменить количество и цену, провести заказ и получить поставку по новым условиям.
или
- Если покупатель не согласен с условиями поставщика, можно Отменить заказ. На форме Закупки - Закупки - Заказы на вкладке Действия использовать кнопку Отменить заказ (рис. 1). Если для организации поставщика указан e-mail, то информация об отмене заказа будет также отправлена на электронную почту.
Рис. 2 Подтверждение заказа
Сообщения по заказам EDI
Все заказы на закупку, обмен которыми происходит посредством EDI, можно просмотреть на форме Финансы - EDI - Заказы EDI. По умолчанию отображаются открытые заказы, которые можно отправить как электронный документ. Отправку можно осуществить непосредственно на данной форме выделив заказ курсором и нажав Отправить.
Отмеченные чекбоксы указывают на статус заказа:
- Экспортирован - заказ отправлен поставщику
- Экспортирован (отмена) - заказ отменен
- Возврат - это заказ закупка-возврат
Рис. 3 форма Заказы EDI
Состав заказа отображается на вкладке Строка заказа EDI, а сообщения по заказам на вкладке Сообщение по заказу EDI. На этой вкладке можно просмотреть сообщение, нажав кнопку Открыть xml.
Ответы поставщика по заказам отображаются на форме Финансы - EDI - Ответы по Заказам EDI. Просмотреть электронное сообщение-ответ поставщика можно нажав кнопку Открыть xml в строке ответа. В нижней части формы указаны данные, которые прислал поставщик в ответ на ваш заказ.
Рис. 4 Форма Ответы по Заказам EDI
Накладная по уведомлению об отгрузке
Когда заказ согласован с поставщиком, то при отправке груза поставщик может прислать уведомление об отгрузке, в котором указаны заказанное и фактически отгруженное количество и согласованная цена. Полученные уведомления об отгрузке можно просмотреть на форме Финансы - EDI - Уведомления об отгрузке EDI. Само сообщение уведомления можно просмотреть нажав на кнопку Открыть xml в строке уведомления. На базе полученного уведомления можно Создать накладную одноименной кнопкой. Все необходимые для накладной данные будут заполнены.
Рис. 5 Форма Уведомление об отгрузке EDI
Также при создании накладной по заказу на форме Приемка по заказам, система будет предлагать использовать поступившие уведомления об отгрузке, если такие есть. Необходимо нажать Создать накладную, и выбрать уведомление о доставке, в соответствии с которым будет создана накладная.
Рис. 6 Создание накладной по уведомлению об отгрузке
Overview
Content Tools